KSeF для ФОП у Польщі: що це і строки 2026

KSeF: що це простими словами

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — Національна система електронних фактур Міністерства фінансів Польщі. Через неї проходять фактури між фірмами. Фактура більше не є PDF-файлом, надісланим поштою. Це структурована фактура (faktura ustrukturyzowana): набір даних у визначеному форматі, який спершу потрапляє в KSeF і лише звідти стає доступним покупцеві.

Якщо ви в Україні працювали з електронними податковими накладними, логіка вам знайома: документ проходить через державну систему, а не просто надсилається клієнтові. Але польські правила свої, тож порівняння допомагає зрозуміти ідею, а не замінює перевірку деталей.

Приклад. Українка відкрила в Кракові невелику кондитерську як JDG і щотижня виставляє фактуру сусідній кав’ярні. Тепер вона не надсилає PDF із текстового редактора, а виставляє фактуру в програмі, підключеній до KSeF. Кав’ярня отримує цю фактуру з KSeF, а не з електронної пошти.

За матеріалами Міністерства фінансів, чинна схема структурованої фактури називається FA(3), а технічна документація для розробників програм опублікована на ksef.podatki.gov.pl. Вам не потрібно розбиратися в схемі самостійно, але ваша програма для фактур має її підтримувати.

• JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) — одноосібна підприємницька діяльність, найближчий аналог ФОП.
• NIP — податковий ідентифікаційний номер підприємця чи фірми в Польщі.
• Faktura ustrukturyzowana — структурована фактура, яка проходить через KSeF.
• Biuro rachunkowe — бухгалтерське бюро, якому більшість малих фірм доручає облік.
• Ustawa o VAT — польський закон про податок на додану вартість.

Кого стосується KSeF: JDG, компанія, звільнення від VAT

KSeF не залежить від громадянства. Якщо ваша JDG або компанія (наприклад, spółka z o.o.) зареєстрована в Польщі як платник VAT, усі строки нижче стосуються вас так само, як і польських підприємців.

Для JDG немає окремого строку. Важить лише те, чи ви платник VAT і яка сума ваших фактур. JDG і компанія з однаковими продажами перебувають в однаковій ситуації.

Якщо ви працюєте зі звільненням від VAT, не варто автоматично вважати, що KSeF вас не стосується. Правила про штрафи згадують і фактури без зазначеної суми VAT, тож свою ситуацію обов’язково уточніть у бухгалтера.

Окремі питання, на які цей посібник не дає відповіді: фактури для приватних клієнтів (B2C) і робота іноземної фірми, яка має польський VAT, але не має в Польщі постійного представництва. У таких випадках зверніться до польського податкового консультанта.

KSeF: строки на 2026–2027 роки

Чинний графік випливає зі змін до закону про VAT від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Попередні дати, липень 2024 р. і січень 2025 р., перенесли через технічні проблеми. Якщо натрапите на стару статтю чи допис у групі з цими датами, вони вже неактуальні.

Найважливіше — розрізняти два обов’язки: отримувати фактури і виставляти фактури. Отримувати через KSeF почали всі платники VAT одночасно. Виставляти — поетапно, залежно від розміру фірми.

Тож на питання «з якої дати KSeF?» для типового малого підприємця відповідь така: отримувати з 1 лютого 2026 р., виставляти з 1 квітня 2026 р., а за дуже малих продажів — не пізніше ніж з 1 січня 2027 р.

Отримання фактур через KSeF уже обов’язкове

З 1 лютого 2026 р. кожен платник VAT мусить отримувати фактури через KSeF, навіть якщо сам ще не зобов’язаний у ній виставляти. Це поширена помилка: «я ще не виставляю в KSeF, отже, мене це не стосується». Стосується, бо ваші постачальники вже виставляють фактури там.

На практиці фактура від оптовика, інтернет-провайдера чи лізингової компанії лежить у KSeF, навіть якщо постачальник окремо надсилає вам її копію поштою. Ви або ваше бухгалтерське бюро повинні мати доступ до KSeF, щоб завантажувати ці фактури й проводити їх в обліку.

Приклад. Майстер манікюру на JDG купує матеріали в польського оптовика. Оптовик виставляє фактуру в KSeF. Майстрові не потрібно нічого надсилати, але бухгалтерка завантажує цю фактуру з KSeF, щоб врахувати витрати і правильно розрахувати VAT.

За даними польської бухгалтерської преси, з розрахункового періоду за лютий 2026 р. діють нові структури звіту JPK_VAT із позначками, пов’язаними з KSeF. JPK_VAT — це електронна звітність з VAT, яку зазвичай готує бухгалтер, тож просто запитайте, чи цю зміну вже враховано.

• Отримувати фактури через KSeF мусять усі платники VAT з 1 лютого 2026 р.
• PDF від постачальника на пошту не замінює доступу до KSeF.
• Письмово домовтеся, хто завантажує вхідні фактури: ви, бухгалтерське бюро чи програма.

Пільга до 10 000 злотих для найменших JDG

Згідно зі змінами 2025 року, платники, у яких місячна сума продажів, задокументованих фактурами, не перевищує 10 000 злотих брутто, можуть до 31 грудня 2026 р. виставляти фактури поза KSeF. Усі інші малі фірми та JDG виставляють фактури в KSeF з 1 квітня 2026 р.

Перший приклад: графічна дизайнерка на JDG виставляє дві-три фактури на місяць на загальну суму 7 000 злотих брутто. Вона може користуватися пільгою до кінця 2026 р. Другий приклад: невелика будівельна JDG, яка щомісяця виставляє фактури польським фірмам на 30 000 злотих брутто, пільги не має і з 1 квітня 2026 р. мала виставляти фактури в KSeF.

Пільга тимчасова. З 1 січня 2027 р. усі виставляють фактури в KSeF. Детальні умови, наприклад що буде, якщо в одному місяці ви перевищите 10 000 злотих, уточніть у бухгалтера, перш ніж будувати на них свій план.

Краще сприймати пільгу як час на спокійну підготовку, а не як привід відкласти все до січня. Чи можна почати виставляти фактури в KSeF раніше, з’ясуйте в постачальника програми або бухгалтера.

Штрафи за KSeF: що загрожує і з якої дати

Адміністративні штрафи за порушення правил KSeF, передбачені статтею 106ni закону про VAT (art. 106ni ustawy o VAT), відклали. За узгодженими даними польської бухгалтерської преси, вони мають застосовуватися з 1 січня 2027 р. Отже, у 2026 р. адміністративних штрафів за KSeF на підставі закону про VAT не накладають.

Після цієї дати, за тими ж джерелами, штраф може сягати 100% суми VAT, зазначеної у фактурі, виставленій поза KSeF. Для фактур без зазначеної суми VAT — до 18,7% загальної суми до оплати.

Штраф накладає своїм рішенням начальник податкової (naczelnik urzędu skarbowego). Сплатити його треба протягом 14 днів від рішення, а податкова може зменшити штраф або відмовитися від нього з огляду на серйозність порушення. Розраховувати на таку поблажливість не варто.

Те, що у 2026 р. немає штрафів за законом про VAT, не означає, що помилки у фактурах не мають наслідків. Якщо фактуру не виставили або в ній неправильні дані, обговоріть можливі наслідки з бухгалтером чи податковим консультантом.

Доступ до KSeF, програма для фактур і збої

Доступ. Ваша JDG або фірма має пройти автентифікацію в KSeF. Якщо фактурами займається бухгалтерське бюро чи працівник, потрібно визначити, хто і в якому обсязі діє від імені фірми. Актуальні способи входу та надання повноважень описує Міністерство фінансів на ksef.podatki.gov.pl. Перевірте їх там або домовтеся з бюро, замість того щоб покладатися на старі інструкції з форумів.

Програма. Фактури в KSeF виставляють у програмі для фактурування або бухгалтерській системі, підключеній до KSeF. Поставте постачальникові три прямі запитання: чи програма надсилає фактури в KSeF, чи завантажує вхідні фактури і чи підтримує схему FA(3). Якщо ви досі виставляєте фактури в Excel або шаблоні Word, саме час це змінити.

Якщо фактури виникають у кількох місцях, наприклад у CRM, системі бронювання та таблиці, вигідніше з’єднати їх з однією програмою, що працює з KSeF, ніж переписувати дані вручну. Такі інтеграції Synelo будує як проєкти для малого бізнесу.

Збої. За галузевими матеріалами, правила передбачають окремі процедури на випадок, коли у фірми немає інтернету або сама KSeF не працює; їх описують, зокрема, як режим offline24 і аварійний режим. Деталі узгодьте з постачальником програми та бухгалтером заздалегідь, а не під час збою.

• Хто у фірмі має доступ до KSeF і чи може бухгалтерське бюро діяти від вашого імені?
• Чи програма виставляє фактури в KSeF і завантажує вхідні фактури?
• Чи підтримує вона чинну схему FA(3)?
• Що ви робите, коли немає інтернету або KSeF не працює?

Що робити зараз: 6 кроків для JDG і малої фірми

Зараз жовтень 2026 р. Отримання фактур через KSeF уже обов’язкове, більшість фірм уже виставляють там фактури, а найменшим підприємцям залишилося менше трьох місяців пільги. Ось порядок дій.

1. Визначте свою групу. Порахуйте місячну суму своїх фактур брутто. Якщо вона перевищує 10 000 злотих, виставляти фактури в KSeF ви мусите з 1 квітня 2026 р. Перевірте, чи ви справді так працюєте.

2. Налаштуйте доступ. Переконайтеся, що ви і ваше бухгалтерське бюро маєте доступ до KSeF і що відомо, хто завантажує вхідні фактури.

3. Перевірте програму. Отримайте від постачальника письмове підтвердження, що програма працює з KSeF і схемою FA(3). Якщо ні, змініть її ще цього року, а не в останній тиждень грудня.

4. Виставте пробні фактури. Проведіть кілька справжніх фактур через KSeF до 2027 р., щоб зрозуміти весь процес, зокрема виправлення.

5. Запишіть порядок дій на випадок збою. Домовтеся з постачальником програми та бухгалтером, що робите, коли немає інтернету або KSeF не працює. Вистачить однієї сторінки.

6. Поговоріть із бухгалтером. Уточніть свою групу, умови пільги та можливі наслідки помилок 2026 р. до того, як 1 січня 2027 р. почнуть діяти штрафи.