E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer: was jetzt gilt

Das Wichtigste in Kürze

Die E-Rechnungspflicht hat zwei Seiten: Empfangen und Ausstellen. Beim Empfangen gibt es keine Ausnahme und keine Schonfrist mehr. Beim Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen und einige feste Ausnahmen.

Für kleine Betriebe heißt das: Sie brauchen heute schon einen Weg, strukturierte Rechnungen anzunehmen, zu lesen und aufzubewahren. Ob und wann Sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen, hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer Kundschaft und davon ab, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.

• Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer.
• Ausstellen: ab 1. Januar 2027 Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen.
• Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, also etwa eine normale PDF oder Papier.
• Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
• Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Der Zeitplan: 2025, 2027 und 2028

Die Regeln stehen in § 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz. Das Bundesfinanzministerium hat sie in einem Schreiben vom 15. Oktober 2024 erläutert. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B).

Entscheidend für die Frage, ab wann Sie ausstellen müssen, ist Ihr Umsatz im jeweiligen Vorjahr. Für die Stufe 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026.

Empfangen: seit 2025 Pflicht für jeden Betrieb

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. Das hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt, und Kammern wie die IHK bestätigen es. Auch wer selbst nie eine E-Rechnung schreiben muss, muss eine annehmen können.

Ein Beispiel: Eine Grafikdesignerin arbeitet als Kleinunternehmerin. Ihr Druckdienstleister stellt 2027 auf E-Rechnungen um und schickt ihr eine XML-Datei. Diese Rechnung muss sie annehmen, lesen und ordnungsgemäß aufbewahren können. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts.

Als Empfangsweg reicht ein E-Mail-Postfach. Das BMF-Schreiben nennt E-Mail, elektronische Schnittstellen und Download-Portale als zulässige Übermittlungswege. Sie brauchen also kein spezielles Netzwerk und keinen bestimmten Anbieter.

Das eigentliche Problem ist nicht der Empfang, sondern das Lesen. Eine XRechnung ist reines XML ohne sichtbare Ansicht. Wer die Datei mit einem Doppelklick öffnet, sieht Code statt einer Rechnung. Sie brauchen deshalb ein Programm, das die Daten lesbar darstellt, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm oder einen Viewer.

Kleinunternehmer: Ausstellen bleibt nach aktuellem Stand freiwillig

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es beim Ausstellen eine eigene Regel. Nach § 34a UStDV darf ihre Rechnung immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Das ist ausdrücklich eine Abweichung von der allgemeinen E-Rechnungspflicht in § 14 UStG. Ein Enddatum enthält der Verordnungstext nicht.

Praktisch heißt das: Als Kleinunternehmer dürfen Sie auch 2027 und 2028 weiter Rechnungen als PDF oder auf Papier schreiben.

Sie dürfen trotzdem freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Das kann sinnvoll sein, wenn große Geschäftskunden ihre Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten und strukturierte Daten bevorzugen. Ein Auftraggeber kann Sie darum bitten, auch wenn das Gesetz es nicht verlangt.

Was eine normale PDF-Rechnung jetzt noch ist

Nach der neuen Definition in § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei erfüllt das nicht. Sie gilt als sonstige Rechnung, genauso wie eine Papierrechnung.

Eine sonstige Rechnung ist nur noch in bestimmten Fällen zulässig: in den Übergangszeiträumen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers, bei Kleinunternehmern und bei den gesetzlichen Ausnahmen. Nach den Zusammenfassungen eines zweiten BMF-Schreibens vom Oktober 2025 erfüllt eine einfache PDF per E-Mail die Anforderungen an eine E-Rechnung ausdrücklich nicht.

Wichtig ist der Unterschied zu ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie eine normale PDF, enthält aber zusätzlich eingebettete XML-Daten. In einem passenden Profil gilt sie als E-Rechnung. Wie sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und welches Format zu Ihnen passt, erklären wir in unserem eigenen Leitfaden zu diesen beiden Formaten.

Was steht auf dem Spiel? Fachleute weisen darauf hin, dass eine Rechnung im falschen Format nach Ablauf der Übergangsfristen die formalen Anforderungen verfehlen kann. Für den Empfänger kann dadurch der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Ob und wie das Finanzamt darüber hinaus Sanktionen verhängt, sollten Sie im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater klären.

Ausnahmen beim Ausstellen

Neben der Kleinunternehmerregelung nennt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 weitere Fälle, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.

Ein Beispiel: Eine Bäckerei beliefert ein Café und berechnet monatlich über 250 Euro. Diese Rechnung fällt ab der jeweiligen Stufe unter die Pflicht. Kauft das Café dagegen spontan ein paar Brote für 40 Euro, ist das eine Kleinbetragsrechnung und von der Pflicht ausgenommen. Brötchen für Laufkundschaft sind ohnehin B2C.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV, etwa Bahn- oder Bustickets.
• Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel Finanzdienstleistungen, Leistungen im Gesundheitswesen oder Versicherungen.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Die Pflicht gilt nur für Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland.

Was Sie jetzt tun sollten: fünf Schritte

Schritt 1: Empfang einrichten. Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen an und teilen Sie sie allen Lieferanten mit. Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann. Wenn nicht, brauchen Sie einen Viewer oder ein Update.

Schritt 2: Ihre Stufe bestimmen. Klären Sie, ob Sie Kleinunternehmer sind, ob Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt und welcher Anteil Ihrer Rechnungen an Unternehmen geht. Ein Online-Shop mit fast nur Privatkunden ist anders betroffen als ein Handwerksbetrieb mit vielen Geschäftskunden.

Schritt 3: Software prüfen. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen in einem Format nach der europäischen Norm EN 16931 erzeugen kann, also etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Wer Rechnungen heute in Word oder Excel schreibt, muss früher oder später umsteigen, sofern er kein Kleinunternehmer ist.

Schritt 4: Archivierung klären. Speichern Sie empfangene E-Rechnungen so, wie sie ankommen, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten, nicht nur einen Ausdruck. Wie lange und in welcher Form Sie aufbewahren müssen, richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den GoBD. Die genaue Frist für Ihre Belege bestätigt Ihnen Ihr Steuerberater.

Schritt 5: Mit dem Steuerberater abstimmen. Besprechen Sie, wie E-Rechnungen künftig zu ihm gelangen, ob Ihre Kanzlei eine bestimmte Software nutzt und ab wann Sie selbst umstellen. Fragen Sie auch, ob Ihre Kunden einer PDF-Rechnung in der Übergangszeit zugestimmt haben.

Wenn Sie viele Rechnungen per Hand abtippen oder weiterleiten, lohnt sich ein automatisierter Ablauf vom Postfach bis zur Buchhaltung. Solche Abläufe baut zum Beispiel Synelo als Projekt. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrem Steuerberater.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information mit Stand Oktober 2026 und keine Rechts- oder Steuerberatung – klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt.