XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied einfach erklärt

Die kurze Antwort

Der Unterschied liegt im Aufbau der Datei. Eine XRechnung besteht nur aus strukturierten Daten. Es gibt kein Rechnungsbild, kein Logo, keine Seitenansicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen eine ganz normale PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, in die zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten eingebettet ist.

Für Ihre Buchhaltungssoftware sind beide Formate gleichwertig: Sie liest die XML-Daten aus. Für Menschen ist der Unterschied groß. Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie in jedem PDF-Programm ansehen. Eine XRechnung brauchen Sie in einem Viewer oder Buchhaltungsprogramm, sonst sehen Sie nur Code.

Warum das wichtig ist: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen die meisten sie auch ausstellen. Wer betroffen ist und ab wann, erklären wir ausführlich in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer. Hier geht es um die Formatfrage.

XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich

Die Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen. Die Angaben zu den ZUGFeRD-Profilen beruhen auf Zusammenfassungen des zweiten BMF-Schreibens vom Oktober 2025 durch Kammern und Fachverlage; Einzelheiten erläutern wir im nächsten Abschnitt.

ZUGFeRD-Profile: nicht jedes zählt als E-Rechnung

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Ein Profil legt fest, wie viele Rechnungsdaten in der eingebetteten XML-Datei stecken. Je schmaler das Profil, desto weniger strukturierte Angaben enthält es.

Nach den Zusammenfassungen des zweiten BMF-Schreibens vom Oktober 2025, wie sie Kammern und Fachverlage veröffentlicht haben, gelten ab ZUGFeRD-Version 2.0.1 die Profile EN16931, COMFORT, EXTENDED und XRECHNUNG als E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL dagegen nicht, weil ihnen ausreichende strukturierte Angaben etwa zum Leistungsempfänger und zur Steuer fehlen.

Für die Praxis heißt das: Eine Datei mit ZUGFeRD-Logo ist nicht automatisch eine gültige E-Rechnung. Entscheidend ist das Profil. Die technischen Details der Profile beschreibt das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das ZUGFeRD herausgibt. Prüfen Sie dort oder bei Ihrem Softwareanbieter, welches Profil Ihr Programm erzeugt.

Ab wann die Formatfrage für Sie zählt

Beim Empfang haben Sie keine Wahl: Sie müssen jede E-Rechnung annehmen können, egal ob XRechnung oder ZUGFeRD. Beim Ausstellen wird die Formatwahl erst mit Ihrer persönlichen Stufe verbindlich.

Welches Format passt zu einem kleinen Betrieb?

Für die meisten kleinen Betriebe ist die Formatwahl keine Grundsatzentscheidung, sondern eine Frage der Software und der Kunden. Drei Fragen helfen bei der Entscheidung.

Erstens: Wer sind Ihre Kunden? Stellen Sie Rechnungen an Behörden oder öffentliche Auftraggeber, ist die XRechnung oft das erwartete Format. Geschäftskunden, die Rechnungen am Bildschirm prüfen und freigeben, kommen mit ZUGFeRD oft besser zurecht, weil sie dafür keine Spezialsoftware brauchen.

Zweitens: Was kann Ihr Programm? Ob Sie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen, hängt oft davon ab, was Ihr Rechnungsprogramm anbietet. Fragen Sie nach, welche Formate und welches ZUGFeRD-Profil Ihr Programm unterstützt.

Drittens: Was verlangt der Kunde konkret? Große Auftraggeber geben das Format manchmal vor, etwa weil ihr Eingangssystem auf eine bestimmte Syntax eingestellt ist. Fragen Sie im Zweifel nach, bevor Sie umstellen.

Ein Beispiel: Eine Bäckerei beliefert drei Cafés und eine Kantine. Die Cafés prüfen Rechnungen meist kurz am Bildschirm, bevor sie zahlen. Hier ist ZUGFeRD im Profil EN16931 praktisch, weil die Inhaberin das gewohnte PDF sieht und die Software trotzdem strukturierte Daten bekommt. Beliefert dieselbe Bäckerei eine städtische Schule, kann der öffentliche Auftraggeber eine XRechnung verlangen.

Für Kleinunternehmer stellt sich die Frage beim Ausstellen nach aktuellem Stand nicht: Sie dürfen nach § 34a UStDV weiter normale Rechnungen schreiben. Beim Empfang müssen aber auch sie mit beiden Formaten umgehen können.

So prüfen Sie eine empfangene Rechnungsdatei

Wenn eine Rechnung ankommt, wissen Sie nicht immer sofort, ob es eine E-Rechnung ist. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor.

Schritt 1: Dateityp ansehen. Endet die Datei auf .xml, handelt es sich wahrscheinlich um eine XRechnung. Öffnen Sie sie im Buchhaltungsprogramm oder einem Viewer, nicht im Browser.

Schritt 2: Bei einer PDF nach eingebetteten Daten suchen. Viele PDF-Programme zeigen Dateianhänge in einer Seitenleiste an. Enthält die PDF eine XML-Datei, ist es wahrscheinlich eine ZUGFeRD-Rechnung. Enthält sie keine, ist es eine einfache PDF und damit keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Schritt 3: Profil prüfen. Bei ZUGFeRD zeigt Ihre Buchhaltungssoftware oder ein Prüfprogramm in der Regel das Profil an. MINIMUM oder BASIC WL genügen nach den vorliegenden Zusammenfassungen der Finanzverwaltung nicht.

Schritt 4: Fehler einordnen. Nach Zusammenfassungen des zweiten BMF-Schreibens unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern. Ein Formatfehler, etwa eine beschädigte oder falsch aufgebaute XML-Datei, führt dazu, dass die Rechnung nicht als E-Rechnung gilt. Ein Geschäftsregelfehler, zum Beispiel eine fehlende Käuferreferenz, ist inhaltlich und lässt sich heilen; die Rechnung bleibt eine E-Rechnung.

Schritt 5: Reagieren. Bei einem Formatfehler oder einer einfachen PDF nach Ablauf der Übergangsfrist des Absenders bitten Sie den Lieferanten um eine korrekte E-Rechnung. Fachleute weisen darauf hin, dass sonst Ihr Vorsteuerabzug gefährdet sein kann. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Was Sie jetzt tun sollten

Schritt 1: Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und verarbeiten kann. Testen Sie es mit einer echten Eingangsrechnung.

Schritt 2: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, welche Formate und welches ZUGFeRD-Profil Ihr Programm beim Ausstellen erzeugt.

Schritt 3: Fragen Sie Ihre wichtigsten Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggeber, welches Format sie erwarten.

Schritt 4: Legen Sie fest, wie empfangene Dateien im Originalformat abgelegt werden, und stimmen Sie das mit Ihrem Steuerberater ab.

Wenn Sie viele Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Formaten erhalten, kann ein automatisierter Ablauf helfen, der Dateien erkennt, prüft und ablegt. Synelo baut solche Abläufe als Projekt; die steuerliche Bewertung übernimmt Ihr Steuerberater.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information mit Stand Oktober 2026 und keine Rechts- oder Steuerberatung – klären Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt.