AI Act deadlines voor bedrijven: wat het mkb nu moet doen

Bent u aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?

De AI-verordening kent twee hoofdrollen. De ‘aanbieder’ ontwikkelt een AI-systeem en brengt het op de markt. De ‘gebruiksverantwoordelijke’ zet een AI-systeem in voor zijn eigen werk. Dat laatste is de rol van vrijwel elk mkb-bedrijf: u neemt een abonnement op een chatbot, een schrijfassistent of een tool die offertes opstelt, en gebruikt die met klanten en medewerkers.

Denk aan een installatiebedrijf in Utrecht met een chatbot die vragen over storingen beantwoordt. Of een administratiekantoor dat AI gebruikt om e-mails samen te vatten. Of een webwinkel die productteksten en sfeerbeelden laat genereren. Al deze bedrijven zijn gebruiksverantwoordelijke.

Als gebruiksverantwoordelijke heeft u minder plichten dan een aanbieder, maar niet nul. De belangrijkste: mensen eerlijk vertellen wanneer ze met AI te maken hebben, en zorgen dat uw mensen weten hoe ze AI verantwoord gebruiken. Pas wanneer AI meebeslist over sollicitanten, kredieten, onderwijs of essentiële diensten, wordt het zwaarder.

Tijdlijn van de AI-verordening na de omnibus

Verordening (EU) 2026/1744, de Digitale Omnibus over AI, is op 24 juli 2026 in het Publicatieblad van de Europese Unie verschenen en op 27 juli 2026 in werking getreden. Ze wijzigt de AI-verordening. De nieuwe data staan vast in de tekst.

In de tabel ziet u per datum wat er gaat gelden en voor wie dat het meest uitmaakt.

Wat de Digitale Omnibus wel en niet uitstelt

Koppen als ‘AI Act uitgesteld’ zijn maar half waar. De omnibus verschuift alleen de verplichtingen voor hoog-risicosystemen. Voor zelfstandige hoog-risicosystemen uit bijlage III is dat nu 2 december 2027. Voor AI die is ingebouwd in producten onder bijlage I is het 2 augustus 2028.

Niet verschoven zijn: de verboden praktijken en AI-geletterdheid (sinds 2 februari 2025), de regels voor GPAI-modellen (sinds 2 augustus 2025) en de transparantieplichten van artikel 50 (sinds 2 augustus 2026). Juist die laatste raken het mkb het vaakst.

Volgens samenvattingen van internationale advocatenkantoren bevat de omnibus ook vereenvoudigde documentatieplichten voor het mkb en kleine midcaps. Hoe dat precies uitwerkt, staat in de tekst zelf. Een vrijstelling van de transparantieplichten is het niet.

Transparantie in de praktijk: chatbots en AI-content

Artikel 50 draait om één idee: mensen mogen niet denken dat ze met een mens praten als dat niet zo is, en ze mogen niet misleid worden door kunstmatige beelden of geluid die echt lijken.

Een fysiotherapiepraktijk met een chatbot voor afspraken zet dus bovenaan het chatvenster een zichtbare melding, bijvoorbeeld ‘U chat met een AI-assistent’. Volgens de gangbare lezing van juristen en adviseurs is een zin diep in de algemene voorwaarden of de privacyverklaring niet genoeg. De melding hoort te staan waar de klant hem ziet: bij het begin van het gesprek.

Maakt een marketingbureau een filmpje met een realistisch nagemaakte stem of een gezicht dat op een echt persoon lijkt? Dan moet worden vermeld dat de inhoud kunstmatig is gegenereerd of bewerkt. Voor duidelijk artistiek, satirisch of fictief werk geldt een lichtere plicht.

Dan is er nog de machineleesbare markering van AI-content, een soort digitaal watermerk. Die plicht ligt vooral bij de aanbieders van generatieve tools. Voor systemen die al vóór 2 augustus 2026 op de markt waren, loopt een overgangsperiode tot 2 december 2026. Vraag uw leverancier hoe hij dat regelt.

• Chatbot of AI-receptionist: duidelijke melding aan het begin van het gesprek.
• Spraakassistent aan de telefoon: zeg in de eerste zin dat de beller met een AI-assistent spreekt.
• Realistische beelden, audio of video van mensen of gebeurtenissen: vermelding dat het om kunstmatige inhoud gaat.

AI-geletterdheid: al sinds februari 2025 verplicht

Sinds 2 februari 2025 moeten aanbieders en gebruiksverantwoordelijken zorgen dat hun personeel en anderen die namens hen met AI werken, voldoende AI-geletterd zijn. De verordening schrijft geen vast lesprogramma, aantal uren of certificaat voor.

Voor een klein bedrijf betekent dit: wie AI gebruikt, weet wat de tool wel en niet kan, herkent fouten en weet welke gegevens er niet in mogen. Bij een accountantskantoor met tien medewerkers kan dat een interne sessie van een uur zijn, plus een korte schriftelijke werkinstructie en een vast aanspreekpunt.

Leg vast wat u doet: datum, deelnemers, onderwerpen. Dat is de eenvoudigste manier om te laten zien dat u de plicht serieus neemt.

Wanneer wordt uw AI-toepassing hoog-risico?

AI is niet hoog-risico omdat het slim is of met klanten praat. Een systeem wordt hoog-risico als het een van de functies uitvoert die in bijlage III staan. Daaronder vallen onder meer: werving en selectie en het aansturen van werknemers, het beoordelen van kredietwaardigheid, het beoordelen van leerlingen en examens, en de toegang tot essentiële private en publieke diensten, waaronder risicobeoordeling bij verzekeringen.

Een AI-receptionist die vragen beantwoordt over openingstijden, prijzen en de route naar uw zaak, valt daar in de regel niet onder. Dat geldt ook voor een chatbot die tafels reserveert of afspraken inplant. Voor die toepassingen zijn vooral de transparantieregels relevant.

Anders wordt het als een uitzendbureau software gebruikt die sollicitanten automatisch rangschikt of afwijst, of als een kredietverstrekker een AI-score gebruikt om klanten te beoordelen. Dan gaat het om een gebied uit bijlage III en gelden vanaf 2 december 2027 veel zwaardere eisen. Laat de precieze afbakening in twijfelgevallen juridisch toetsen.

• In de regel geen hoog risico: reserveringschatbot, AI-receptionist voor veelgestelde vragen, samenvatten van e-mails, schrijfhulp voor teksten.
• Zorgvuldig toetsen: automatische cv-selectie, kredietscores, beoordeling van examens, beslissingen over toegang tot essentiële diensten.
• Let op uitbreidingen: een chatbot die later ook gaat beslissen wie een lening of een baan krijgt, moet opnieuw worden beoordeeld.

Stappenplan: wat u deze maand regelt

Stap 1: maak een lijst van alle AI-tools in uw bedrijf. Vergeet de AI-functies in software die u al gebruikt niet, zoals uw mailprogramma, CRM of boekhoudpakket, en de tools die medewerkers zelf hebben gekozen.

Stap 2: noteer per tool uw rol (meestal gebruiksverantwoordelijke) en het doel: klantcontact, marketing, administratie of personeelszaken.

Stap 3: controleer elk contactpunt met klanten. Chatbots, spraakassistenten en automatische antwoorden moeten zichtbaar melden dat het AI is.

Stap 4: spreek intern af hoe u realistische AI-beelden, -audio en -video van personen of gebeurtenissen markeert.

Stap 5: geef een korte training AI-geletterdheid en bewaar de vastlegging.

Stap 6: markeer toepassingen rond personeel, krediet, onderwijs of essentiële diensten. Plan een toets ruim vóór 2 december 2027 en vraag uw leveranciers hoe zij zich voorbereiden.

Toezicht, boetes en ondersteuning voor het mkb

De AI-verordening voorziet in boetes, geregeld in artikel 99. Nationale toezichthouders handhaven. De hoogte hangt af van het soort overtreding. Voor een mkb-bedrijf is het nuttiger om de regels die nu al gelden op orde te brengen dan om met bedragen te rekenen.

Er is ook ondersteuning. Volgens artikel 58 is deelname aan zogenoemde regulatory sandboxes, testomgevingen onder toezicht, gratis voor het mkb en start-ups; alleen uitzonderlijke kosten kunnen naar verhouding worden doorberekend. Dat is vooral interessant als u zelf een AI-product ontwikkelt.

Synelo Studio bouwt AI-assistenten en chatbots waarin de AI-melding standaard is ingebouwd. Wij zijn geen advocatenkantoor; voor de juridische kwalificatie van twijfelgevallen heeft u een jurist nodig.

Dit is algemene informatie, bijgewerkt tot oktober 2026, en geen juridisch advies: leg uw eigen situatie voor aan een jurist of de bevoegde toezichthouder.