E-facturatie verplicht 2026: Peppol-gids voor kmo’s

Wat je als zelfstandige of kmo vandaag moet kunnen

De regel is kort: factureer je als btw-plichtige onderneming aan een andere btw-plichtige onderneming in België, dan moet die factuur een gestructureerde e-factuur zijn. Een pdf is dat niet. Een e-factuur is een databestand dat de software van je klant automatisch inleest, zonder overtypen.

De wettelijke basis is de wet van 6 februari 2024, uitgewerkt in het koninklijk besluit van 8 juli 2025. Het standaardformaat is Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op de Europese norm EN 16931, en de facturen lopen via het Peppol-netwerk. Je mag met een klant een ander formaat afspreken dat aan die norm voldoet, maar beide partijen moeten altijd via Peppol kunnen versturen en ontvangen.

Een voorbeeld. Een loodgieter in Gent werkt als onderaannemer voor een bouwbedrijf. Vroeger mailde hij elke maand een pdf. Nu maakt hij de factuur op in een facturatieprogramma met Peppol-koppeling, en ze komt rechtstreeks binnen in de boekhoudsoftware van het bouwbedrijf. Omgekeerd ontvangt hij de facturen van zijn groothandel op dezelfde manier.

Grootte speelt geen rol. Een freelance vertaler met drie vaste klanten valt onder dezelfde verplichting als een kmo met twintig werknemers.

Tijdlijn: van Hermes tot e-reporting

De meeste data liggen al achter ons. De verplichting is dus volledig van kracht. Wat nog komt, is een volgende stap rond e-reporting, maar die is nog niet vastgelegd in een wet.

Mag een pdf per mail nog?

Tussen twee btw-plichtige ondernemingen in België volstaat een pdf per mail niet meer. Dat is de vraag die boekhouders het vaakst krijgen, en het antwoord is duidelijk.

Volgens de toelichtingen van softwareleveranciers en gespecialiseerde kantoren is er wel een uitwijkmogelijkheid. Een leverancier die echt geen gestructureerde e-factuur kan opmaken, mag nog een papieren factuur, Word-document of pdf sturen. Dat ontslaat de klant echter niet van de plicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Reken er dus niet op als blijvende oplossing.

Ontvangen is trouwens het deel dat veel zelfstandigen vergeten. Ook wie vooral aan particulieren verkoopt, krijgt facturen van leveranciers, een boekhouder of een verhuurder van materiaal. Ben je niet bereikbaar op Peppol, dan zit je leverancier met een probleem, en jij uiteindelijk ook.

Boetes en btw-aftrek: wat staat er op het spel

De boetes stijgen bij herhaling. Volgens het koninklijk besluit van 8 juli 2025 en artikel 70, § 4, van het Btw-wetboek, zoals samengevat door verschillende gespecialiseerde kantoren, gaat het om 1.500 euro bij een eerste inbreuk, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde.

Het hogere bedrag geldt wanneer een nieuwe inbreuk binnen drie maanden na de vorige volgt. Wie maandelijks factureert en gewoon pdf’s blijft sturen, kan dus snel bij het hoogste bedrag uitkomen.

Peppol-software kiezen: vijf vragen

Je sluit niet zelf aan op Peppol. Dat gebeurt via een accesspoint: een dienstverlener die je facturen over het netwerk naar het accesspoint van je klant stuurt en de facturen van je leveranciers bij jou aflevert. Voor de meeste zelfstandigen en kleine kmo’s zit dat accesspoint ingebouwd in het facturatie- of boekhoudprogramma.

Stel deze vijf vragen voor je tekent of verlengt:

• Verstuurt én ontvangt het programma facturen in Peppol BIS Billing 3.0?
• Komen ontvangen facturen automatisch in je boekhouding terecht, of moet je ze nog overtypen?
• Staat de meerkost voor e-facturatie als aparte lijn op de factuur van de leverancier? Dat is nodig voor de 120% kostenaftrek.
• Werk je met selfbilling, bijvoorbeeld een klant die de facturen in jouw naam opmaakt? Kan de software dat aan?
• Kun je je facturen exporteren en van leverancier veranderen zonder je historiek te verliezen?

120% kostenaftrek: zo haal je hem binnen

Kleine ondernemingen en zelfstandigen mogen voor de aanslagjaren 2024 tot 2027 120% aftrekken van de extra kosten die e-facturatie met zich meebrengt. Dat melden onder meer Partena Professional en UCM. Ook advieskosten om aan de nieuwe verplichting te voldoen, komen in aanmerking.

Let op: de verhoogde aftrek geldt voor de meerkost door e-facturatie, niet voor je volledige abonnement. Stapt je facturatieprogramma over naar een duurdere formule omdat Peppol erin zit, dan telt alleen dat verschil.

De praktische voorwaarde: je softwareleverancier moet de meerkost voor e-facturatie als afzonderlijke lijn op zijn factuur vermelden. Staat die er niet, vraag dan een aangepaste factuur en bezorg ze aan je boekhouder.

Vrijstellingsregeling, forfait of alleen particuliere klanten?

Over bijzondere btw-regimes circuleert veel tegenstrijdige informatie. Denk aan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, de forfaitaire regeling of vrijgestelde activiteiten. De bronnen die wij hebben nagekeken, zijn het daarover niet eens.

Ga dus niet uit van een vrijstelling op basis van een blogartikel, en ga er ook niet blind van uit dat je volledig onder de verplichting valt. Laat je situatie bevestigen door je boekhouder of de FOD Financiën.

Verkoop je uitsluitend aan particulieren? De verplichting is gericht op facturen tussen ondernemingen. Maar je ontvangt zelf wellicht facturen van leveranciers, en daarvoor moet je bereikbaar zijn. Bekijk dat zeker samen met je boekhouder.

Stappenplan voor deze week

Ben je nog niet in orde, of twijfel je of alles goed loopt? Werk deze stappen in volgorde af.

1. Test je ontvangst. Vraag je boekhouder of een leverancier om een testfactuur via Peppol en kijk of ze in je software binnenkomt.

2. Maak een lijst van je professionele klanten in België en tel hoeveel facturen je per maand verstuurt. Vijf facturen per maand vragen een ander programma dan honderd.

3. Kies of bevestig je accesspoint, liefst ingebouwd in je facturatieprogramma. Gebruik de vijf vragen hierboven.

4. Controleer je klantgegevens: juist btw-nummer en ondernemingsnummer. Met een fout nummer komt de factuur niet bij de juiste ontvanger aan.

5. Vraag je softwareleverancier om de meerkost voor e-facturatie apart op de factuur te zetten en bezorg die aan je boekhouder voor de 120% kostenaftrek.

6. Koppel je andere tools. Ontstaan je facturen in een webshop, CRM of planningstool, laat ze dan automatisch naar je Peppol-software doorlopen in plaats van gegevens over te typen. Synelo bouwt zulke koppelingen als project.

7. Hou e-reporting in het achterhoofd. Een wetsontwerp voorziet realtime e-reporting van factuurgegevens vanaf 2028, maar die wet is in oktober 2026 nog niet aangenomen. Kies software die kan meegroeien.

Deze gids is algemene informatie, bijgewerkt in oktober 2026, en geen juridisch of fiscaal advies: check je situatie bij je boekhouder of de FOD Financiën.