Facturation électronique Peppol Belgique : guide TPE 2026

Ce qui a changé le 1er janvier 2026

Depuis le 1er janvier 2026, les factures échangées entre deux entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent être électroniques et structurées. Un PDF n’est pas une facture structurée : il s’agit d’un fichier de données que le logiciel du client lit automatiquement, sans ressaisie. La base légale est la loi du 6 février 2024, complétée par l’arrêté royal du 8 juillet 2025.

Le canal de référence est le réseau Peppol. Le format de base est Peppol BIS Billing 3.0, fondé sur la norme européenne EN 16931. Deux entreprises peuvent convenir d’utiliser un autre format conforme à cette norme, mais chacune doit rester capable d’envoyer et de recevoir des factures via Peppol.

Concrètement, une boulangerie qui livre chaque semaine un café du quartier ne peut plus se contenter d’envoyer sa facture en PDF par e-mail. Elle l’émet depuis un logiciel connecté à Peppol, et le café la reçoit directement dans son propre outil de facturation ou de comptabilité.

Selon les synthèses publiées par des éditeurs et cabinets spécialisés, un fournisseur qui ne peut réellement pas émettre de facture structurée peut encore envoyer une facture papier ou PDF, à titre de solution de repli. Cela ne dispense pas son client de l’obligation d’être en mesure de recevoir des factures électroniques.

Indépendant ou TPE : êtes-vous concerné ?

Le critère est simple. Vous êtes une entreprise ou un indépendant assujetti à la TVA en Belgique, et vous facturez une autre entreprise assujettie en Belgique ? Vous êtes concerné. La taille ne joue aucun rôle : un graphiste indépendant qui facture une agence bruxelloise est soumis à la même règle qu’une PME de vingt personnes.

L’obligation a deux faces. Vous devez émettre vos factures B2B belges en format structuré, et vous devez pouvoir recevoir celles de vos fournisseurs. Même une petite boutique qui vend surtout à des particuliers achète auprès de grossistes, d’un comptable ou d’un loueur de matériel : elle doit donc être joignable sur Peppol.

Certains régimes particuliers de TVA, comme la franchise, le régime forfaitaire ou certaines activités exonérées, soulèvent des questions spécifiques, et les informations publiées à leur sujet ne concordent pas toujours. Ne présumez ni que vous êtes dispensé, ni que vous êtes pleinement concerné : faites vérifier votre cas par votre comptable ou auprès du SPF Finances.

• Vous facturez d’autres entreprises belges assujetties à la TVA : émission via Peppol obligatoire.
• Vous recevez des factures de fournisseurs belges assujettis : vous devez pouvoir les recevoir via Peppol.
• Vous relevez d’un régime particulier de TVA : situation à faire confirmer par votre comptable.

Calendrier : les dates à retenir

Plusieurs échéances se sont succédé depuis fin 2025. La plupart sont déjà passées, ce qui signifie que l’obligation est pleinement en vigueur. Le tableau ci-dessous fait le point en octobre 2026.

Amendes : ce que vous risquez concrètement

Les amendes prévues sont progressives. Selon l’arrêté royal du 8 juillet 2025 et l’article 70, § 4, du Code de la TVA, tels que résumés par plusieurs cabinets spécialisés, le montant est de 1 500 euros pour une première infraction, de 3 000 euros pour la deuxième et de 5 000 euros à partir de la troisième.

L’escalade s’applique lorsqu’une nouvelle infraction survient dans les trois mois qui suivent la précédente. Un indépendant qui continuerait à envoyer ses factures en PDF chaque mois pourrait donc atteindre rapidement le palier le plus élevé.

Il existe aussi un risque moins visible, du côté du client. Selon ces mêmes sources, une facture non conforme peut faire perdre au destinataire son droit à déduction de la TVA. Vos clients professionnels ont donc un intérêt direct à recevoir des factures Peppol, et vous à les leur fournir.

Choisir un point d’accès Peppol

Peppol est un réseau d’échange de documents commerciaux. On ne s’y connecte pas seul : on passe par un point d’accès (access point), c’est-à-dire un prestataire qui transmet vos factures sur le réseau jusqu’au point d’accès de votre client, et qui vous remet les factures de vos fournisseurs.

Pour une TPE, le plus simple est en général un point d’accès intégré au logiciel de facturation ou de comptabilité déjà utilisé. Avant de signer, posez quelques questions concrètes à votre éditeur :

• Le logiciel envoie-t-il et reçoit-il des factures au format Peppol BIS Billing 3.0 ?
• Les factures reçues arrivent-elles automatiquement dans votre comptabilité, ou faut-il les ressaisir ?
• Le supplément lié à la facturation électronique figure-t-il sur une ligne séparée de la facture de l’éditeur ? C’est une condition de la déduction de 120 %.
• Si vous pratiquez l’autofacturation (par exemple un client qui établit les factures à votre place), est-elle prise en charge ?
• Pouvez-vous exporter vos factures et changer de prestataire sans perdre votre historique ?

Déduction de 120 % : comment en profiter

Pour alléger le coût de la transition, les PME et les indépendants peuvent déduire fiscalement 120 % de certains coûts liés à la facturation électronique, pour les exercices d’imposition 2024 à 2027, selon les informations publiées par l’UCM et Partena Professional.

Attention au détail : la majoration porte sur l’augmentation de coût due à la facturation électronique, et non sur tout l’abonnement. Si votre logiciel de facturation passe à une formule plus chère pour inclure Peppol, c’est le supplément qui compte. Les frais de conseil engagés pour vous mettre en conformité sont aussi visés.

La condition pratique est la suivante : l’éditeur doit indiquer le supplément lié à la facturation électronique sur une ligne distincte de sa facture. Sans cette ligne, votre comptable aura du mal à justifier la déduction. Demandez-la dès maintenant si elle n’apparaît pas.

E-reporting en 2028 : un projet, pas encore une loi

La facture électronique n’est qu’une première étape. Un projet de loi prévoit la transmission en temps réel des données de facturation à l’administration (e-reporting) à partir de 2028. En octobre 2026, ce texte n’est pas encore adopté : la date de 2028 reste donc provisoire.

Pour une TPE, la conséquence pratique est simple. Choisissez dès aujourd’hui un outil capable d’évoluer, et gardez des données de facturation propres : numéros de TVA corrects, descriptions claires, factures émises depuis un seul système. Ce travail servira quelle que soit la date finale.

Que faire maintenant : 6 étapes

L’obligation est en vigueur depuis des mois. Si vous n’êtes pas encore en ordre, voici l’ordre de marche le plus simple pour un indépendant ou une TPE.

1. Testez votre réception. Demandez à votre comptable ou à un fournisseur de vous envoyer une facture via Peppol, et vérifiez qu’elle arrive bien dans votre outil.

2. Faites l’inventaire de vos factures sortantes. Listez vos clients professionnels belges et le nombre de factures par mois. Cinq factures mensuelles ne demandent pas le même outil qu’une centaine.

3. Choisissez ou confirmez votre point d’accès, de préférence intégré à votre logiciel de facturation, en posant les questions de la section consacrée au choix d’un point d’accès.

4. Vérifiez vos données clients : numéro de TVA et numéro d’entreprise exacts. Un identifiant erroné empêche la facture d’atteindre le bon destinataire.

5. Demandez à votre éditeur une facture qui isole le supplément lié à la facturation électronique, et transmettez-la à votre comptable pour la déduction de 120 %.

6. Automatisez ce qui peut l’être. Si vos factures naissent dans une boutique en ligne, un CRM ou un tableur, reliez ces outils directement à votre logiciel Peppol plutôt que de recopier les données à la main. C’est le type de liaison que Synelo réalise sur projet.

Ce guide est une information générale à jour en octobre 2026, et non un conseil juridique ou fiscal : vérifiez votre situation auprès de votre comptable ou du SPF Finances.